Отчитываемся за проживание
ВОПРОС: Работники предприятия ездят в командировки по Украине. Как правило, за проживание в гостиницах выдают счета и чеки РРО, но бывает, что командированные получают только счета на оплату или же гостиничные квитанции. Имеет ли право предприятие возмещать работнику затраты на проживание на основании счетов или гостиничных квитанций, то есть без фискального чека, и относить эти расходы к валовым?
ОТВЕТ: В этой ситуации нам предстоит ответить на два вопроса: какие документы нужны для возмещения затрат на проживание командированному лицу, а какие — для отнесения их к валовым расходам?
Руководствуясь пунктом 1.6 раздела 1 Инструкции о командировках, предприятие вправе возмещать командированным работникам расходы по найму жилья в размере фактических затрат с учетом бытовых услуг, которые предоставляют гостиницы (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Это же условие для включения расходов по найму жилья в валовые предусмотрено и подпунктом 5.4.8 Закона о прибыли.
Мы видим, что нормативные документы единодушны в том, что возместить работнику затраты по найму жилья в командировке и отнести их к валовым расходам можно лишь на основании предоставленных им оригиналов документов, подтверждающих получение услуг (счет) и их оплату. У нас можно купить отчетные документы за проживание недорого.
Теперь рассмотрим, какие именно документы можно назвать подтверждающими. Прежде всего напомним, что с даты вступления в силу изменений, внесенных в Инструкцию о командировках приказом Министерства финансов от 04.03.03 г. N 179, то есть с 11 апреля текущего года, подтверждающими документами являются расчетные документы, оформленные согласно Закону о РРО* и Закона о прибыли.
Итак, возможны три варианта оформления гостиничных документов.
1. Гостиничные услуги предоставляет юридическое лицо. Документом, удостоверяющим получение денежных средств за такие услуги, может быть:
— фискальный кассовый чек для тех, кто, согласно статье 1 Закона о РРО, должен применять РРО;
— квитанция к приходному кассовому ордеру, выписанному и заверенному печатью в установленном порядке** (пункт 1 статьи 9 Закона о РРО).
2. Гостиничные услуги предоставляет субъект предпринимательской деятельности (далее-СПД)-физическое лицо, доходы которого облагают по общей системе налогообложения. Документом, удостоверяющим получение денежных средств за эти услуги, будет только фискальный кассовый чек (статья 1 Закона о РРО).
3. Сложнее обстоит дело с собственниками гостиниц физлицами-единщиками. Они, следуя пункту 6 статьи 9 Закона о РРО, освобождены от применения РРО и ведения расчетных книжек. «Но ведь какой-то документ они должны вы дать?» — спросите вы. Да, должны. Во избежание штрафных санкций, предусмотренных Указом***, СПД, осуществляющие расчетные операции в наличной форме, при продаже това ров (предоставлении услуг) должны предоставить покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой платежный документ, который бы подтверждал полу чение продавцом денежных средств от покупателя.
Таким образом, вэтом случае подтвердит оплату документ. выписанный предпринимателем в произвольной форме.
Советуем проследить, чтобы в нем обязательно была информация о СПД (фамилия, идентификационный номер, серия и номер свидетельства об уплате единого налога), дата и место составления документа, наименование услуги, фамилия жильца, количество дней проживания, стоимость проживания за одни сутки, общая стоимость полученных услуг или другая информация (например, сведения о дополнительных услугах, таких, как стирка, утюжка и т.д.).
Вероятно, ваш работник, находясь в командировке, видел оригиналы документов о регистрации СПД и уплате налога, но поверит ли Вам на слово проверяющий — неизвестно.
В связи с этим командированному нужно попросить копии этих документов и отдать их бухгалтеру вместе с авансовым отчетом.
И в заключение рекомендуем нашим уважаемым читателям: перед отъездом работника в командировку непременно проинструктируйте его о тех документах, которые он должен привезти, чтобы подтвердить свои затраты. Иначе Вам будет нелегко доказать свое право на валовые расходы.
* — 3акон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. N 1776-III.
** — В настоящее время, а именно с 1 ноября 2001 года, при предоставлении юридическим лицом услуг применение РРО вовсе не обязательно.
*** — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. N 436/95.